Julie De Kezel
Verplichting vanaf 2026
Van eenmanszaak over kmo tot grote onderneming: vanaf 1 januari 2026 wordt het in België verplicht voor bedrijven om facturen digitaal uit te wisselen via het Peppol-netwerk. Dit betekent het einde van papieren facturen en PDF's die via de post of via e-mail worden verstuurd. Ook ondernemers die zelf geen facturen uitsturen, zoals bijvoorbeeld dokters of andere zorgverleners, moeten verplicht in staat zijn om e-facturen te ontvangen via het Peppol-netwerk. In dit artikel leggen we uit wat Peppol is, waarom elektronische facturatie verplicht wordt, en hoe je eenvoudig kunt starten met e-factureren.
Gebruik je vandaag Billit al? Dan mag je op je twee oren slapen en zie je het verdwijnen van de factuur op papier en in pdf-formaat zonder enige deadlinestress tegemoet.
Gestructureerde elektronische facturen worden de norm
De invoering van de nieuwe wetgeving betekent het einde van 'pdf-facturen' die per e-mail worden verzonden of ontvangen. Vanaf 2026 wordt elektronische facturatie de norm voor transacties tussen ondernemingen onderling. Een e-factuur is dus niet louter een ingescande papieren factuur of een pdf-versie ervan. Concreet gaat het om XML-bestanden die niet via e-mail worden verstuurd, maar via Peppol, een netwerk dat speciaal werd ontworpen om digitale zakelijke documenten veilig te versturen.
Wat is Peppol?
Peppol is een Europees netwerk dat bedrijven in staat stelt om gestructureerde elektronische documenten zoals facturen veilig uit te wisselen. Dit netwerk biedt een gestandaardiseerde manier om e-facturen te verzenden en te ontvangen, wat zorgt voor meer efficiëntie en minder administratieve rompslomp.
Peppol maakt gebruik van de Universal Business Language (UBL) voor de structuur van de e-facturen, wat betekent dat de documenten niet als PDF of Word-bestand worden verstuurd, maar als XML-bestanden die eenvoudig door systemen kunnen worden verwerkt. Alle bedrijven die zijn aangesloten op het Peppol-netwerk krijgen een unieke Peppol ID, zodat je altijd zeker weet dat je met de juiste partij te maken hebt.
Waarom wordt elektronische facturatie verplicht?
De verplichting voor e-facturatie maakt deel uit van een bredere digitale transformatie. Elektronische facturen zijn eenvoudiger te verwerken, wat leidt tot snellere betalingen en minder fouten. Bovendien wordt de overstap naar e-facturatie ook gezien als een belangrijke stap in de strijd tegen btw-fraude. Door het gebruik van gestructureerde en digitaal verwerkte facturen kan de belastingadministratie effectiever toezicht houden en onregelmatigheden sneller detecteren.
Aan de slag met Peppol in 3 stappen! Het online platform Billit maakt het heel eenvoudig om te starten met factureren via Peppol. Dit kan in slechts drie simpele stappen:
Hoewel het platform zeer gebruiksvriendelijk en intuïtief is, ontvangt u van ons toch een handleiding en een link om (indien gewenst) in te schrijven op een webinar. Zodra uw bedrijf is aangesloten, kunt u ook e-facturen van uw leveranciers via Peppol ontvangen. Leveranciers die eveneens gebruikmaken van Billit, hoeven enkel uw btw-nummer in te voeren om te zien dat u bent aangesloten op het Peppol-netwerk. De facturen die zij via Peppol verzenden, worden direct in Billit ontvangen en kunnen daar automatisch worden verwerkt. Dit bespaart u tijd en stelt u in staat om al uw facturen op één centraal platform terug te vinden. Ontdek Billit hier! |
Voordelen van elektronische facturatie
De overstap naar digitale facturatie biedt meerdere voordelen:
Efficiëntie: automatisering van het facturatieproces bespaart tijd en vermindert administratieve lasten. Uw facturen en bankuittreksels kunnen wij namelijk ook op het flatform raadplegen zodat u deze niet meer hoeft te verzamelen en bezorgen.
Foutreductie: gestructureerde facturen zijn minder foutgevoelig dan manuele verwerking van papieren of digitale documenten in niet-gestructureerde formaten zoals PDF.
Fraudebestrijding: het Peppol-netwerk bestaat enkel uit geregistreerde bedrijven. Op die manier weet je altijd dat een factuur van de juiste afzender komt en behoort factuurfraude voortaan tot de verleden tijd.
Wat als je niet voldoet aan de verplichting?
De verplichting om via Peppol te factureren wordt vanaf 1 januari 2026 ingegaan, en bedrijven die niet voldoen aan deze regelgeving kunnen geconfronteerd worden met sancties. Hoewel er nog geen specifieke boetes zijn voor het niet naleven van de verplichting, kan het ontbreken van een e-factuur leiden tot een belastingcontrole, waarbij een boete kan worden opgelegd voor het niet uitreiken van een factuur. Daarnaast kan de afnemer mogelijk zijn recht op btw-aftrek verliezen.
Conclusie
De verplichting voor elektronische facturatie via Peppol is een belangrijke stap in de digitalisering van bedrijfsprocessen in België. Het zorgt voor meer efficiëntie, minder fouten en een beter zicht op belastingtransacties. De wetgeving treedt pas in werking in 2026, maar het is verstandig om nu al de overstap te maken en je voor te bereiden op de veranderingen die eraan komen.
Vragen?
Heb je nog vragen over Peppol of wil je meer weten over hoe je kunt starten met e-factureren? Neem dan contact met ons op via julie@dkvdb.be.
Lees meer over de beslissing van de ministerraad ivm elektronisch factureren